Quy tắc Trật tự Robert (Robert’s Rules of Order – RONR) là bộ quy tắc nổi tiếng quy định chi tiết thủ tục họp nghị viện (parliamentary procedure), và được rất nhiều tổ chức đủ loại sử dụng để tiến hành các cuộc họp cho các thành viên. Nó bao gồm một tập hợp các quy tắc để tiến hành các cuộc họp có trật tự nhằm hoàn thành các mục tiêu một cách công bằng. Xin giới thiệu bản rút gọn các ý chính, có thể áp dụng cho các cuộc họp thành viên của ủy ban, nhóm đồng đẳng, cộng đồng, v.v.

Quy tắc Trật tự Robert (Robert’s Rules of Order – RONR) nhắm tới các mục đích sau:

• Công bằng và lịch thiệp cho tất cả
• Duy trì trật tự
• Mỗi lúc chỉ bàn một việc
• Tất cả các bên đều được lắng nghe
• Mỗi thành viên đều có thể đóng góp ý kiến
• Quy tắc đa số
• Bảo vệ quyền của tất cả các thành viên kể cả thiểu số

Nguyên tắc cơ bản

• Tất cả các thành viên đều có quyền (right), đặc quyền (privilege) và nghĩa vụ ngang nhau
• Không ai được phát biểu cho đến khi được chủ tọa công nhận (recognize)
• Nhận xét về cá nhân trong khi tranh luận là không hợp lệ
• Mỗi lúc chỉ có một vấn đề được xem xét, và tại mỗi thời điểm chỉ có một người được nói
• Các thành viên đều có quyền biết câu hỏi đang chờ xử lý ngay tại thời điểm là gì, và yêu cầu phát biểu lại nó trước khi bỏ phiếu
• Thảo luận đầy đủ và tự do về mọi kiến nghị chính (main motion) là quyền cơ bản
• Phải có đủ số đại biểu tối thiểu (quorum) liên quan để có thể tiến hành họp
• Đa số sẽ có quyền quyết định một vấn đề, trừ khi quyết định đó liên quan đến quyền cơ bản của thành viên, hoặc có quy tắc khác
• Cần có 2/3 phiếu bầu đối với bất kỳ kiến nghị nào tước đi quyền của thành viên theo bất kỳ cách nào (ví dụ: cắt bỏ cuộc tranh luận)
• Im lặng thể hiện sự đồng ý. Không bỏ phiếu tức là cho phép quyết định được thực hiện bởi những người bỏ phiếu
• Chủ tọa phải luôn luôn công tâm

Các định nghĩa cơ bản

Kiến nghị (motion) – Một đề xuất chính thức đưa một chủ đề ra trước hội đồng để xem xét và hành động. Bắt đầu bằng “Tôi kiến nghị là …” (I move that…)

Tán thành (second) – Tuyên bố của một thành viên đồng ý rằng kiến nghị của một thành viên khác nên được xem xét. Phát biểu là “Tán thành” hoặc “Tôi tán thành kiến nghị.”

Sửa đổi (amendment) – Trước khi bỏ phiếu cho một kiến nghị, nó có thể được sửa đổi bằng cách:

• Gạch bỏ từ
• Chèn hoặc bổ sung thêm từ
• Gạch bỏ từ và chèn những từ khác vào vị trí của chúng  
• Thay thế một (1) đoạn hoặc nghị quyết bằng cái khác

Số lượng tối thiểu (quorum) – số lượng thành viên tối thiểu phải có mặt để có thể họp. Con số này có thể được quy định trong luật lệ. Đối với các hội đồng và ủy ban, trừ khi được quy định trong các điều luật, số tối thiểu là đa số thành viên (quá bán). Nếu không đủ số tối thiểu thì không thể bỏ phiếu về các vấn đề.

Người chủ trì / Chủ tọa (Presiding Officer/Chair) – Cá nhân điều hành cuộc họp, thường là Chủ tịch (President). Trong trường hợp Chủ tịch vắng mặt, nếu không có Phó Chủ tịch nào tham dự, Thư ký sẽ ổn định trật tự và tiến hành bầu cử Chủ tọa tạm thời (Chair Pro Tem – người chủ trì riêng cuộc họp đó).

Vai trò của Người chủ trì

• Giữ khách quan trong khi tranh luận – người chủ trì phải từ bỏ ghế để tranh luận về một kiến nghị, và không được chủ trì cuộc họp cho đến khi kiến nghị đã được bỏ phiếu hoặc bị loại bỏ
• Chỉ bỏ phiếu để tạo ra hoặc phá vỡ tình trạng hòa (hoặc 2/3 đối với các vấn đề yêu cầu 2/3 phiếu bầu) – ngoại lệ: người chủ trì có thể bỏ phiếu cho bất kỳ loại biểu quyết nào có hình thức bỏ phiếu kín
• Giới thiệu các vấn đề theo thứ tự đã xác định trong nghị trình
• Công nhận diễn giả (recognize speakers), cho họ quyền nói
• Quyết định xem một kiến nghị có đang trong trật tự hay không
• Giữ cho cuộc thảo luận diễn ra thích hợp với kiến nghị đang chờ xử lý
• Duy trì trật tự
• Đưa các kiến nghị ra biểu quyết và công bố kết quả

Quy trình chung để xử lý một kiến nghị chính (main motion)

• Thành viên nhận được quyền nói (obtain the floor) khi được người chủ trì công nhận
• Thành viên thực hiện một kiến nghị chính
• Một kiến nghị phải được tán thành bởi một thành viên khác trước khi được xem xét
• Nếu kiến nghị được phép bắt đầu, người chủ trì sẽ phát biểu lại kiến nghị và mở màn tranh luận
• Người đưa ra kiến nghị có quyền phát biểu trước tiên trong cuộc tranh luận
• Kiến nghị chính được tranh luận cùng với bất kỳ kiến nghị phụ nào có thể tranh luận
• Tranh luận về kiến nghị con (Subsidiary), kiến nghị đặc quyền (Privileged) và ngẫu nhiên (Incidental) (nếu có thể tranh luận hoặc sửa đổi) được ưu tiên hơn tranh luận về kiến nghị chính, và phải được quyết định trước khi tranh luận về kiến nghị chính có thể tiếp tục.
• Cuộc tranh luận kết thúc khi:
  • Cuộc thảo luận đã kết thúc, hoặc
  • Một biểu quyết 2/3 kết thúc cuộc tranh luận (“bỏ phiếu cho vấn đề thôi”)
• Chủ tọa phát biểu lại kiến nghị và, nếu cần, làm rõ hậu quả của việc bỏ phiếu khẳng định và phủ định
• Chủ tọa kêu gọi bỏ phiếu bằng cách hỏi “Tất cả những người ủng hộ?”. Những người ủng hộ nói “Aye”. Sau đó hỏi “Tất cả những người phản đối?”. Những người phản đối sẽ nói “No”
• Chủ tọa thông báo kết quả

Bốn loại kiến nghị cơ bản

Kiến ghị chính: Mục đích của kiến nghị chính là giới thiệu các vấn đề đến các thành viên để xem xét. Chúng không thể được thực hiện khi có bất kỳ kiến nghị nào khác đang được tranh luận, và nhường ưu tiên cho các kiến nghị đặc quyền, con hoặc ngẫu nhiên.

Kiến nghị con: Mục đích của chúng là thay đổi hoặc ảnh hưởng đến cách xử lý kiến nghị chính, và được bỏ phiếu trước kiến nghị chính.

Kiến nghị đặc quyền: Mục đích là đưa ra các vấn đề khẩn cấp đặc biệt hoặc quan trọng, không liên quan đến việc đang chờ được xử lý.

Kiến nghị ngẫu nhiên: Mục đích là cung cấp một quy trình đặt câu hỏi liên quan đến các kiến nghị khác và phải được xem xét trước kiến nghị kia.

Các quy tắc chung của Tranh luận (debate)

• Không thành viên nào được phát biểu cho đến khi được chủ tọa công nhận
• Tất cả các thảo luận phải liên quan đến câu hỏi đang chờ xử lý tại thời điểm đó
• Không thành viên nào được nói nhiều hơn hai lần cho mỗi kiến nghị được tranh luận. Lần thứ hai diễn ra chỉ sau khi những ai muốn tranh luận về kiến ​​nghị đã có cơ hội phát biểu một lần
• Không thành viên nào được phát biểu quá 10 phút, hoặc theo quyết định khác của các thành viên. Nhiều tổ chức giới hạn tranh luận trong 3 phút cho mỗi người, bằng sự đồng ý chung ở đầu cuộc họp.
• Tất cả các ý kiến phải được đưa ra trước chủ tọa – không được phép tranh luận chéo
• Không được nói chống lại kiến ​​nghị của chính mình (nhưng có thể bỏ phiếu chống lại kiến ​​nghị của chính mình)
• Tranh luận phải hướng đến vấn đề, không phải đến cá nhân – không ai được phép công kích cá nhân hoặc đặt câu hỏi về động cơ của những người phát biểu khác
• Chủ trì phải nhường ghế chủ tọa để tham gia tranh luận và không thể ngồi lại ghế cho đến khi câu hỏi chính đang chờ xử lý được xử lý
• Khi có thể, chủ trì nên mời xen kẽ những người phát biểu ủng hộ và những người phát biểu phản đối kiến ​​nghị
• Các thành viên không được làm gián đoạn cuộc họp
• Quy tắc tranh luận có thể được thay đổi bằng 2/3 phiếu bầu hoặc sự nhất trí chung (general consent)

Ví dụ về xử lý một kiến nghị chính:

Thành viên đứng dậy và nói với chủ tọa:
Thưa ông/bà Chủ tịch.

Chủ tọa công nhận thành viên (theo chức danh hoặc tên).

Thành viên thực hiện kiến nghị.
Tôi kiến nghị là …

Một thành viên khác tán thành kiến nghị (không cần được công nhận).
Tán thành / Tôi tán thành kiến nghị.

Chủ tọa phát biểu kiến nghị và mở ra cuộc tranh luận.
Đã có kiến nghị và tán thành rằng…
Có tranh luận gì không? / Các vị đã sẵn sàng cho vấn đề?

Chủ tọa công nhận các thành viên muốn phát biểu.

Sau khi cuộc tranh luận kết thúc. Chủ tọa trình bày lại kiến nghị và đưa vấn đề ra biểu quyết.
Vấn đề được kiến nghị…
Những người ủng hộ kiến nghị nói “aye”. Những người phản đối nói “no”

Chủ tọa thông báo kết quả bỏ phiếu và hành động sẽ được thực hiện.
Những người ủng hộ đã thắng, và kiến nghị được thông qua. Chúng ta sẽ [nêu rõ hành động sẽ được thực hiện].

Chủ tọa tiếp tục công việc theo theo trật tự.

Các phương pháp biểu quyết thông thường

• Bằng giọng nói – Chủ tọa yêu cầu những người ủng hộ nói, “aye”, những người phản đối nói “no”. Bất kỳ thành viên nào cũng có thể kiến nghị để đếm chính xác.
• Bằng cách điểm danh – Mỗi thành viên trả lời “có” hoặc “không” khi nghe tên mình. Phương pháp này được sử dụng khi ghi lại phiếu bầu của mỗi người.
• Nhất trí chung – Khi một đề nghị không có khả năng bị phản đối, chủ tọa nói, “nếu không có phản đối …” Các thành viên cho thấy sự đồng ý của họ bằng cách im lặng, tuy nhiên nếu một thành viên nói, “tôi phản đối”, thì mục đó phải được đưa ra biểu quyết.
• Theo cách chia – Đây là một dạng nhẹ của bỏ phiếu bằng giọng nói. Không cần đếm trừ khi chủ tọa muốn. Các thành viên giơ tay hoặc đứng dậy.
• Bằng lá phiếu – Các thành viên viết phiếu bầu của họ vào một tờ giấy, phương pháp này được sử dụng khi muốn giữ bí mật.

Các phương pháp sửa đổi

• Bằng cách gạch bỏ: Tôi đề xuất sửa đổi kiến nghị bằng cách gạch bỏ từ “ABC”.
• Bằng cách chèn thêm: Tôi đề xuất sửa đổi kiến nghị bằng cách chèn từ ‘ABC’ sau từ ‘XYZ’ và trước dấu chấm
• Bằng cách gạch bỏ và chèn thêm: Tôi đề xuất sửa đổi kiến nghị bằng cách gạch bỏ từ ‘35$’ và chèn vào từ ‘50$’

Quy tắc Trật tự của Robert giúp ta hoàn thành công việc:

• Nêu kiến nghị – theo trật tự
• Xin quyền nói – đúng cách
• Nói – rõ ràng và ngắn gọn
• Tuân thủ – các quy tắc tranh luận
• Và trên hết, hãy lịch thiệp!

Nguồn tham khảo: pta.org