Bạn đã bao giờ để ý rằng các Hội đồng hoặc Ban quản lý có xu hướng dành quá nhiều thời gian trong các cuộc họp để tranh luận liên miên về các chủ đề tầm thường nhất, trong khi lại không dành đủ thời gian cho các vấn đề quan trọng nhất?
Hầu hết chúng ta đều đã chủ trì hoặc tham gia các cuộc họp kiểu này. Khi đó, ta thường đổ tại người lãnh đạo thiếu kỹ năng lập kế hoạch và điều hành cuộc họp, hoặc đổ cho sự kém cỏi hay ngu dốt của các thành viên, hoặc cả hai.
Có rất nhiều bài viết về cách tránh lãng phí thời gian tại các cuộc họp và đúng, các thứ như agenda tốt, quy trình họp, khả năng dẫn dắt và các kỹ năng tham gia đều rất quan trọng. Tuy nhiên, có một điều cực kỳ quan trọng mà bất kỳ lãnh đạo nào cũng phải nhận thức được, và có thể tác động đáng kể đến cách nhóm bạn sử dụng thời gian tại các cuộc họp.
Nó được gọi là “Quy luật Parkinson về tính tầm thường” (Parkinson’s law on triviality – PLOT), hay còn được gọi là “kho chứa xe đạp” (bikeshedding). Đó là nhận định do C. Northcote Parkinson đưa ra năm 1957, rằng các tổ chức chú ý quá nhiều vào các vấn đề tầm thường. Parkinson đã thể hiện điều này bằng cách đối chiếu mức độ tầm thường của chi phí xây dựng một nhà kho chứa xe đạp so với một lò phản ứng nguyên tử.
Năm 1957, Parkinson đã dẫn ví dụ về việc một ủy ban tài chính đã dành rất ít thời gian để phê duyệt việc xây dựng một nhà máy điện hạt nhân, sau đó dành hàng giờ để tranh luận về việc xây một nhà kho chứa xe đạp. Một lý do mà ông giải thích hành vi này, là vì nhà máy điện hạt nhân rất phức tạp, và thành viên trung bình của ủy ban không thể hiểu được. Vì vậy, mục này được thảo luận rất ít, và ủy ban ‘tin tưởng’ các chuyên gia. Có rất ít câu hỏi được đặt ra, vì không ai muốn tỏ ra ngu ngốc bằng cách hỏi điều gì đó quá hiển nhiên, khiến mọi người cho là họ không biết gì. Còn việc xây một cái kho chứa xe đạp là điều mà ai cũng hiểu, và các thành viên của ủy ban vô cùng hào hứng đóng góp các chuyện vui, các quan điểm, và đôi khi là ý tưởng, thường là rất dài.
Từ khi biết về PLOT, bất kỳ ai mà tôi hỏi chuyện đều có thể đưa ra nhiều ví dụ về các cuộc họp có PLOT:
- Nhóm marketing: 5 phút để bàn về chiến lược thương hiệu mới, và 60 phút về việc đặt tên.
- Nhóm nhân sự: 5 phút bàn về báo cáo khảo sát chi phí chăm sóc sức khỏe nhân viên, và 90 phút về các quy tắc của “CLB vui vẻ” của nhân viên.
- Quản lý văn phòng: 5 phút bàn về thiết kế của hệ thống kỹ thuật trị giá 10 triệu đô cho một tòa nhà mới, và 2 tuần bầu chọn tranh để treo ở tiền sảnh.
Vậy thì, lãnh đạo có thể làm gì để giải quyết bệnh PLOT và những hệ quả tiêu cực của nó? Dưới đây là một vài ý tưởng:
- Hãy nhận thức về nó. Bây giờ, khi bạn đã biết về nó, sẽ dễ dàng hơn để dự đoán và đối phó với nó.
- Đảm bảo rằng những người còn lại đều biết về nó – chia sẻ bài này.
- Đặt giới hạn thời gian cho mọi mục trong agenda và tuân thủ.
- Thông báo rõ ràng mục nào cần nhiều sự tham gia, và mục nào không.
- Nếu có vấn đề phức tạp cần bàn, hãy gửi thông tin trước cuộc họp để mọi người chuẩn bị cho thảo luận.
- Giao các vấn đề tầm thường cho cấp dưới và trao quyền cho họ thực hiện.
- Vạch mặt chỉ tên, nếu bạn nghĩ rằng cuộc thảo luận đã trở thành mồi ngon của PLOT (tuy nhiên, hãy tế nhị nếu ai đó, nhất là sếp, lại cảm thấy vấn đề là quan trọng và đáng dành thời gian để bàn).
- Tạo các agenda họp “không PLOT”.
- Nếu bạn là lãnh đạo, hãy tự quyết định các vấn đề nhỏ, và dành việc bàn bạc nhóm cho những quyết định quan trọng. Chỉ cần cho họ rõ là bạn sử dụng phương pháp ra quyết định nào cho từng mục trong agenda.
- Khi các hành động đều thất bại, hãy kích hoạt ứng dụng báo cháy trên điện thoại thông minh của bạn và sơ tán tòa nhà.
Dịch từ nguồn.