Bốn loại tổ chức (Organization species)

Lược dịch từ http://www.mintzberg.org/blog/organization-species

Có nhiều loài vật, và có nhiều loại tổ chức.  Đừng trộn lẫn chúng. Gấu khác chồn, con thì ngủ đông trong hang đá, con thì trong ổ tự xây bằng gỗ. Bệnh viện không phải nhà máy, công ty quảng cáo khác nhà hàng fastfood.

Có vẻ hiển nhiên, thế mà trong khi dễ dàng phân biệt các con vật, ta lại hay lẫn lộn các tổ chức. Từ điển của chúng ta về các tổ chức thật là sơ sài nếu so với sinh vật học. Ta có mỗi từ “tổ chức”, như họ có từ “động vật có vú” vậy. Thử hình dung sinh vật học sẽ ra sao nếu chỉ có mỗi từ đó!

Hai nhà sinh vật tranh luận về chuyện thú ngủ đông. Ông nghiên cứu gấu thì bảo: “tất nhiên trong hang đá”. Ông nghiên cứu chồn thì bảo: “vớ vẩn, phải làm ổ bằng gỗ chứ!”. Hệt như một ông quản lý bệnh viện đang giải thích với tư vấn rằng đây k0 phải là nhà máy.

Dưới đây là mô hình 4 loại tổ chức.

“Tổ chức cỗ máy” (Machine Org). Nhiều tổ chức hoạt động như cỗ máy trơn tru. Với chúng, hiệu suất (efficiency) là quan trọng nhất – mỗi đồng chi ra phải cho kết quả tối đa. Để được như thế, mọi thứ đều được lập trình, đến chi tiết nhỏ nhất. Ví dụ sau bao nhiêu giây thì một đầu bếp McDonald phải đảo nhân bánh kẹp. Việc này khiến cho đào tạo nhân viên dễ, nhưng giữ họ khó. Các “cỗ máy” làm rất tốt những việc nó được thiết kế để làm, nhưng chắc bạn k0 muốn đi xem một bộ phim do tổ chức kiểu “cỗ máy” làm ra.

“Tổ chức chuyên nghiệp” (Professional Org). Loại này cũng được lập trình, nhưng theo cách khác hẳn. Với chúng, tài năng (proficiency)  quan trọng hơn hiệu suất. Ở bệnh viện, công ty kiểm toán, văn phòng kỹ sư, những việc quan trọng đều đòi hỏi tay nghề cao – phải mất cả chục năm đào tạo – nhưng lại rất thường nhật, lặp đi lặp lại (routine). Không tin ư? Bạn thử hình dung mình đang ở trên cáng vào phòng mổ và y tá thông báo: “Bạn đừng lo, bác sỹ phẫu thuật ở đây vô cùng sáng tạo!”. Trong các tổ chức này, đôi khi mọi người có vẻ làm việc theo nhóm, nhưng thường độc lập với nhau. Trong phòng phẫu thuật, mỗi người làm các thủ tục của mình theo quy trình cho trước. Hay trong dàn nhạc, các nhạc công chơi theo bản nhạc được Beethoven viết hơn là theo chỉ huy của nhạc trưởng.

“Tổ chức khởi nghiệp” (Entrepreneurial Org). Trong tổ chức này, có một lãnh đạo quyền lực ở trung tâm. Ví dụ điển hình là các doanh nghiệp được sáng lập bởi những nhà lãnh đạo viễn kiến kiểu Steve Jobs. Thỉnh thoảng, khi gặp khủng hoảng các tổ chức khác cũng biến thành loại này, tập trung quyền lực vào trung tâm để vượt qua khó khăn.  Loại này gồm cả các nhà nước toàn trị kiểu nước Nga thời Putin.  Khi lãnh đạo của tổ chức khởi nghiệp bảo “Nhảy!” thì nhân viên hỏi “Cao đến đâu?”. Còn nếu giám đốc bệnh viện bảo “nhảy!” thì các bác sỹ sẽ bảo “để làm gì?”.

“Tổ chức dự án” (Project Org). Ở loại này, công việc cũng đòi hỏi tay nghề cao, nhưng các chuyên gia phải hợp lực với nhau vì mục tiêu sáng tạo đổi mới. Ví dụ các hãng phim, hãng quảng cáo, phòng thí nghiệm nghiên cứu, và nhiều công ty công nghệ cao.  Ở đây các chuyên gia làm việc trong dự án để tạo ra các sản phẩm mới: bộ phim, chiến dịch quảng cáo hay sản phẩm mới. Với các tổ chức loại này, việc ra được kết quả quan trọng hơn hiệu suất.  Nếu quá chặt chẽ thì k0 có sáng tạo.

Mỗi loại tổ chức có cấu trúc riêng, phong cách quản lý riêng, cách thức phân bổ quyền lực riêng. Chúng không chỉ CÓ văn hóa khác nhau, mà chúng LÀ các văn hóa khác nhau. Chỉ cần bước vào là có thể ngửi thấy sự khác biệt.

Nếu đối chiếu mô hình trên vào các sách báo về tổ chức, bạn sẽ thấy đa phần chúng, có thể vô thức, đề cập đến loại “cỗ máy”. Một số nói về việc làm sao để giống một cỗ máy hơn: nào là xây dựng hệ thống, làm kế hoạch chặt chẽ, đo bất cứ thứ gì lọt vào tầm nhìn, siết chặt kỷ luật, tăng hiệu suất. Số còn lại thì bàn chuyện khắc phục mặt yếu nhất của tổ chức loại này: làm sao để nhân viên hạnh phúc hơn, hay chí ít là đỡ chán nản hơn.  Ở những tổ chức này, phòng HR được gọi là “đội bảo trì của cỗ máy người”.

Một số tổ chức hoàn toàn thuộc về 1 trong 4 loại trên, ví dụ McDonald hay hãng phim. Số còn lại có thể bao gồm cùng lúc nhiều loại. Ví dụ một nhà máy có thể có nhóm dự án làm sản phẩm mới, còn một bệnh viện có căng tin theo kiểu “cỗ máy”. Hay một công ty dược có thể có bộ phận nghiên cứu thuộc loại “dự án”, bộ phận phát triển thuộc loại “chuyên nghiệp” và bộ phận sản xuất là loại “cỗ máy”. Liệu điều đó có phủ nhận mô hình trên? Hoàn toàn ngược lại, nó giúp ta hiểu sâu sắc hơn những chuyện đang xảy ra, trong một tổ chức cũng như trên bình diện chung.